ทำบัญชีเงินเดือนครั้งแรก [สเต็ป 2 จาก 4]

Modified on Thu, 4 Aug, 2022 at 9:54 AM

มีอยู่ 2 วิธีในการเพิ่มพนักงานของคุณเข้ามาในระบบของ HReasily:

เพิ่มพนักงานรายบุคคล
อัปโหลดรายชื่อพนักงานแบบเป็นกลุ่ม (แนะนำ)

[ ดูวิธี | ดาวน์โหลด .xlsx เท็มเพลต]

หากคุณมีพนักงานไม่มากที่จะเพิ่มเข้าไปในระบบ คุณก็สามารถเพิ่มชื่อพนักงานเข้าไปเป็นรายบุคคลได้เลย อย่างไรแล้ว เราแนะนำให้คุณใช้วิธีการอัปโหลดรายชื่อพนักงานแบบเป็นกลุ่มมากกว่า เพื่อเป็นการประหยัดเวลา แต่ไม่ว่าอย่างไรก็ตาม เราก็จะสอนทั้ง 2 วิธีให้กับคุณเอง

1. เพิ่มพนักงานรายบุคคล

ขั้นตอนที่ 1:

ไปที่ ข้อมูลพนักงาน (Staff Directory)

ขั้นตอนที่ 2:

เลือก เพิ่มพนักงาน (ADD EMPLOYEE)

ขั้นตอนที่ 3:

คุณจำเป็นต้องใส่ข้อมูลรายละเอียดดังต่อไปนี้บนหน้าจอที่เด้งขึ้นมา ก่อนที่จะกด บันทึก

หมายเลขพนักงาน (Employee ID)
หน่วยงาน/แผนก (Department) [เรียนวิธีการสร้างหน่วยงาน/แผนก]
ชื่อเล่น (Nick Name)
คำนำหน้าชื่อ* (Title)
‣ Mr. / นาย
‣ Miss / นางสาว
‣ Mrs. / นาง
‣ M.C. / หม่อมเจ้า
‣ M.R. / หม่อมราชวงศ์
‣ M.L. / หม่อมหลวง
‣ Lt. / ร้อยโท
‣ Sub Lt. / ร้อยตรี
‣ Acting Sub Lt. / ว่าที่ร้อยตรี
‣ Others / อื่นๆ
ชื่อจริง* (First Name)
นามสกุล (Last Name)
อีเมล (Email Address)
[หมายเหตุ: จำเป็นต้องกรอกหากต้องการให้ Online Access แก่พนักงาน]
เพศ* (Gender)
วัน เดือน ปีเกิด* (Date of Birth)
สัญชาติ* (Country of Nationality)
หมายเลขบัตรประชาชน* (National ID)
หมายเลขใบอนุญาตทำงาน (Work Permit ID)

ข้อมูลเพิ่มเติม (ไม่จำเป็น):

รหัสประเทศ (Country Code)
หมายเลขโทรศัพท์มือถือ (Mobile Number)
หมู่ (Moo)
ซอย (Soi)
ถนน (Road)
แขวง (Sub-District)
เขต (District)
จังหวัด (Province)
รหัสไปรษณีย์ (Post Code)
ประเทศ (Country)

การได้รับอนุญาตให้เข้าใช้งาน:

อนุญาตให้พนักงานเข้าใช้งานแบบออนไลน์
‣ หากกดเลือกที่ช่องนี้ อีเมลจะถูกส่งไปยังพนักงานที่ถูกเลือกโดยอัตโนมัติ เพื่อแจ้งให้พนักงานตั้งค่าบัญชีของตนเอง การอนุญาตให้เข้าใช้งานแบบออนไลน์นั้นช่วยให้พนักงานสามารถดูประวัติของตนเอง ดูสลิปเงินเดือน ยื่นขอวันลา การเบิกจ่าย และเข้างาน/ออกงานผ่านแอปพลิเคชั่นมือถือของ HReasily ได้ [Android | iOS]

ขั้นตอนที่ 4:

เลือก แก้ไข ตรวงส่วนของ บัญชีเงินเดือนพนักงาน (Employee Payroll Info)

ขั้นตอนที่ 5:

กรอกรายละเอียดดังต่อไปนี้ให้ครบถ้วนบนหน้าต่างที่เด้งขึ้นมา ก่อนที่จะกดปุ่ม บันทึก

ความถี่ในการจ่าย* (Payment Frequency):
‣ เดือนละ 1 ครั้ง (Monthly)
‣ เดือนละ 2 ครั้ง (Fortnightly)
วิธีการจ่าย* (Payment Mode):
‣ โอนผ่านธนาคาร (Bank Transfer)
◦ ชื่อธนาคาร* (Bank Name)
◦ รหัสสาขา (Branch Code)
◦ เลขบัญชี* (Account Number)
‣ เช็ค (Cheque)
‣ เงินสด (Cash)
แจ้งเตือนใบจ่ายเงินเดือนทางอีเมล (Payslip notification by email)

[หมายเหตุ: พนักงานจะต้องได้รับอนุญาตให้ใช้งานออนไลน์เพื่อเปิดใช้ฟังก์ชั่นนี้]

ขั้นตอนที่ 6:

เลื่อนลงมาที่ การจ้างงานปัจจุบัน (Current Employment) แล้วกดที่ แก้ไข

ขั้นตอนที่ 7:

กรอกรายละเอียดดังต่อไปนี้บนหน้าต่างที่เด้งขึ้นมา ก่อนที่จะกด บันทึก

ตำแหน่ง* (Designation)
[ตัวอย่าง: HR executive, marketing executive, accounts executive หรืออื่นๆ]
สถานะพนักงาน* (Employment Status)
‣ ทดลองงาน (Probation)
◦ ระยะเวลาทดลองงาน (Probation Period) [วัน/เดือน/ปี]*
‣ พนักงานประจำ (Confirmed)
‣ ลาออก/ไล่ออก (Resigned/Dismissed)
◦ วันที่แจ้งออก* (Resigned Date)
◦ วันทำงานวันสุดท้ายเป็นวันเดียวกับวันที่แจ้งออก
(Last Day Working is Same with Resigned Date)
(หากกดเลือกที่กล่องนี้ เงินเดือนของพนักงานจะถูกคำนวณถึงวันที่แจ้งออกเท่านั้น)
◦ เหตุผลที่ลาออก (Resignation Reason)
‣ ฝึกงาน (Interns)
‣ พนักงานชั่วคราว/สัญญาจ้าง (Temp/Contract Staff)

‣ ที่ปรึกษา (Consultant)

วันที่เข้าร่วม* (Date Joined)
มีผลบังคับใช้ตั้งแต่* (Effective From)
เกรดของงาน (Job Grade)
คำอธิบาย (Description)
วันหมดอายุใบอนุญาตทำงาน (Work Permit Expiry Date)
แจ้งเตือนวันหมดอายุใบอนุญาตทำงาน (Work Permit Expiry Reminder Date)
[ระบบจะส่งอีเมลแจ้งเตือนตามวันที่ตั้งค่าไว้]

รายละเอียดเงินเดือน (Salary Details)

สกุลเงิน (Salary Currency)
จำนวนเงินเดือน (Salary Amount)
[หากฐานเงินเดือนเป็นประเภทรายชั่วโมงและมีเวลาทำงานที่แน่นอน ให้กรอกแค่จำนวนเงินต่อชั่วโมง]
วันที่มีผลบังคับใช้เงินเดือน (Salary Effective Date)
[หากเลือก ค่าเริ่มต้น วันที่บังคับใช้จะเริ่มนับจากวันที่เริ่มทำงาน การอัปเดตช่องนี้มีประโยชน์อย่างมากเมื่อมีการเพิ่มเงินเดือนหรือเลื่อนตำแหน่งของพนักงาน]

ขั้นตอนที่ 8:

สุดท้าย เลื่อนลงมาที่ ตั้งค่าชั่วโมงการทำงาน (Working Hours Settings) แล้วเลือก แก้ไข

ขั้นตอนที่ 9:

ประเภทของฐานเงินเดือน* (Basic Salary Type)
‣ รายเดือน (Monthly)
‣ ประจำรายวัน (Daily)
ปะเภทชั่วโมงการทำงาน* (Working Hours Type)
‣ แน่นอน (Fixed)
[หมายเหตุ: สำหรับชั่วโมงการทำงานที่แน่นอน พนักงานจะต้องเข้า/ออกเวลางานตามเวลาที่กำหนดไว้ เช่น 9am - 6pm วันจันทร์ถึงวันศุกร์]
‣ ไม่แน่อน (Dynamic)
[หมายเหตุ: สำหรับชั่วโมงการทำงานที่ไม่แน่อน ระบบจะนับเป็นจำนวนชั่วโมงทำงานทั้งหมดในแต่ละสัปดาห์]
ชั่วโมงการทำงานต่อสัปดาห์* (Working Hours in a week)
[ชั่วโมงที่ระบุไว้ไม่รวมเวลาพัก]

หากเป็นชั่วโมงการทำงานแบบแน่นอน คุณก็สามารถไปอัปเดตตารางชั่วโมงการทำงาน โดยอ้างอิงจากเวลาการทำงานจริงของบริษัทคุณได้เลย

เมื่อคุณได้เพิ่มพนักงานทั้งหมดเข้ามาในระบบอย่างเสร็จสมบูรณ์แล้ว เราก็สามารถเดินหน้าไปต่อที่ การอัปเดตข้อมูลบัญชีเงินเดือนของบริษัท

ทำบัญชีเงินเดือนครั้งแรก [สเต็ป 3 จาก 4]